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ClearLight
Sistema Integrado para la Administracion

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Actualización a la version 9

La version 9 de ClearLight busca facilitar el control del efectivo y ampliar las posibilidades para el manejo de operaciones en general en moneda extranjera.

Los cambios afectan principalmente a los componentes de caja y bancos.

 

Ingresos de Caja y Medios de Pago:

Los medios de pago pueden especificar un tipo de cambio indexado sobre el tipo de cambio definido en el registro de parámetros de la empresa. Para ello, se debe marcar el atributo Efectivo en moneda extranjera (indexado) en la forma de edición de los medios de pago. El valor final de un medio indexado se obtiene multiplicando el valor nominal (es decir, el valor suministrado por el usuario) por el tipo de cambio de la empresa y por el Factor de Cambio correspondiente al medio de pago.

Por ejemplo, si el Tipo de Cambio de la empresa corresponde al valor actual del dólar americano, y definimos un medio para recibir pagos en Euros, especificaremos que es "Efectivo en moneda extranjera (indexado)" y en el Factor de Cambio especificaremos la tasa de cambio de euros a dólares.

Si la tasa Euro/Dolar cambia con menos frecuencia que la tasa Dolar/VES, se puede mantener una relacion estándar por un tiempo, siempre que no se produzcan cambios considerables en la paridad directa de las dos monedas extranjeras.

Algunos clientes han sugerido la posibilidad de tener dos tipos de cambio diferentes, uno para todas las valoraciones internas (precios de los productos, valoración de los activos y pasivos) y otro para las operaciones de ingreso de caja. Como primera opción agregamos una segunda tasa de cambio a los Parámetros de la empresa, y valoramos el ingreso de caja sobre esta base. Usando el programa de configuración del registro (Configuracion General/CajaUsaCambio2, con valor predeterminado de -1, es decir que las operaciones de caja en moneda extranjera asumirán el cambio 2 a menos que se indique lo contrario).

El punto aquí es que también es posible definir un medio de pago indexado y utilizarlo en lugar del efectivo en moneda extranjera.

En la V9 se eliminaron tres componentes de ingreso de caja.

El componente original (V3) reemplaza y extiende los dos anteriores, y el formulario "gráfico" dependía de la distribución preestablecida de un conjunto de medios de pago definido de antemano. Al no haber medios de pago predefinidos, el componente deja de tener sentido.

Quedan, entonces, dos componentes para el ingreso de caja: el "simple" y el "detallado".

El único medio de pago predefinido que mantiene ClearLight es el efectivo en moneda nacional, que corresponde a la primera celda de entrada de datos en el formulario.

El resto de los medios son agregados dinámicamente seleccionando los medios de pago cuyo campo Posicion es diferente de cero en un orden determinado, justamente, por el valor de Posicion.

En la definición de los medios de pago hay un combo etiquetado "Equivalencia. La equivalencia permite asociar los nuevos medios de pago con alguno de los medios predefinidos utilizados en versiones anteriores de ClearLight, y que determinan en que columna del control de las sesiones de caja se acumulan los valores recibidos en el medio correspondiente.

Con excepción de la equivalencia con "Efectivo USD" (que causa que el valor introducido sea convertido a moneda nacional según la tasa de cambio correspondiente a TipoCambio /TipoCambio2), su valor práctico es nulo en la mayor parte de los casos, ya que ningún proceso ni reporte de ClearLight utiliza ya esas distinciones. Se mantienen para garantizar la compatibilidad con reportes de usuario o scripts que puedan depender de ellas (porque tampoco es que sean totalmente inútiles). Siempre se recomienda, incluso para facilitar una eventual tarea de auditoría o verificación de consistencia de los datos, usar diferentes equivalencias para diferentes medios de pago, o agruparlas de alguna manera que tenga sentido.

Es recomendable que solamente haya un medio con la equivalencia Efectivo USD, este medio debe tener un factor de cambio igual a UNO (1) y no tener marcado ninguno de los dos atributos de Efectivo en moneda extranjera.

Al actualizar a la V9 desde versiones anteriores, y si se va a utilizar "IngresoCajaSimple", es necesario asegurarse de que se cumplan las siguientes condiciones para todos los medios que se vayan a usar:

Definicion de los medios de pago

Fig. 1 - La definición de medios de pago y su relación con el formulario de ingreso de caja "simple"

 

El ingreso de caja detallado utiliza todos los medios de pago definidos.

En la parte superior hay un control para la entrada del Efectivo en Moneda Nacional.

Los medios de pago adicionales se definen en la cuadrícula editable.
Al seleccionar un medio y pulsar <Enter> aparece un diálogo como el que se muestra superpuesto en la ilustración en el que se piden los siguientes datos (si es que en la definición del medio de pago se especificó):

No es necesario requerir todos estos valores. Los campos de entrada corrspondientes a valores no requeridos aparecen, pero están bloqueados.

NOTA:Es recomendable -si se va a utilizar el ingreso de caja detallado- eliminar los medios de pago que no se utilicen. En cualquier caso, y siempre que sea posible, será conveniente eliminar el medio con código "BSV" (Bolívares viejos, usado durante la transición de la reconversión de 2008).

Fig. 2 - Ingreso de caja detallado

 

Especificar detalles del Vuelto:

Inicialmente, se asumía que todos los vueltos se entregaban en efectivo en moneda nacional.

Pero con el uso cada vez más frecuente de los dólares como medio de pago, los vueltos pueden entregarse en cualquier combinación de moneda nacional y moneda extranjera.

La información sobre el vuelto que muestran los componentes para ingreso de caja muestra el valor a entregar en moneda nacional, en moneda extranjera y "mixto": los valores enteros en moneda extranjera y las fracciones (de moneda extrajera) en moneda nacional.

No hay manera de conocer la composición efectiva del vuelto que se está entregando, de manera que no nos queda otro remedio que preguntar. Para ello se utiliza el formulario de detalles del vuelto, cuya activación se controla mediante un valor de registro (VueltoDetallado en la sección de Opciones para la DLL de ingreso de Caja: si este valor está en -1, el formulario de muestra; de lo contrario no, y se asume que todos los vueltos se entregan en efectivo en moneda nacional).

Fig. 3 - El formulario de detalles del vuelto

El formulario de detalles del vuelto muestra el valor total del vuelto a entregar en moneda nacional y el valor faltante (es decir, no definido) tanto en moneda nacional como en "Unidades de Cambio Estándar" (UCE o sea, dólares).

En primer lugar se definen los valores entregados en moneda extranjera. Aunque sólo se muestran los faltantes en UCE, se puede entregar vuelto en cualquier otro tipo de efectivo utilizado en cada caso en particular.

Al editarse cualquiera de los valores, el faltante se va actualizando en los dos tipos de moneda.

Si se pulsa el botón Cancelar se cancela el ingreso de caja y se regresa al formulario desde donde se solicitaron los datos del mismo.

 

Detalles del efectivo en los egresos de caja:

Igual que en los vueltos, los egresos de caja asumían que todas las salidas eran en efectivo en moneda nacional.

Pero cada vez es más frecuente utilizar los mismos dólares recibidos por las ventas para pagar las facturas de compras y otros gastos.

La consecuencia práctica es que los medios de pago deben ser calificados.

Para evitar tener que crear formularios adicionales y pasos extra en el registro de las operaciones que implican egresos de caja, creamos un control (EgresoEfectivo) que se comporta como un control normal para la lectura de números (de hecho, si no se usan diferentes tipos de cambio en el efectivo es imposible notar la diferencia), pero si se admiten varios tipos de efectivo permite especificar el monto entregado por cada uno de ellos.

Fig. 4 - El formulario de pago a provedores, con el control de Egreso de Efectivo


En el control de egreso de efectivo se usa la primera columna para introducir el valor nominal (o sea la cantidad en la denominación original) entregado, la columna muestra su equiivalente en moneda nacional. Despues de editar una de ellas, la otra se actualiza para reflejar el monto correspondiente al valor modificado.

Para pasar al siguiente elemento de la ventana se pulsa la tecla <Tab> (o se hace clic con el puntero donde se quiera llevar el foco). Al salir del control, la cuadrícula se cerrará, y el control mostrará el valor en moneda nacional de los medios especificados.

En la figura 4 se ilustra la razón por la cual se descartó implementar el concepto de "Moneda Extranjera" para regular los valores expresados en tipos de cambio: los factores de cambio pueden variar en cualquier momento. "Nosotros" podemos usar el tipo de cambio determinado por el BCV, pero un proveedor puede trabajar con un valor diferente. Más que un valor monetario, el tipo de cambio es un factor subjetivo sin ningún tipo de base legal.

En nuestra relación con los diferentes proveedores, el "tipo de cambio" es determinado por ellos.

En nuestra relación con los clientes, en cambio, el tipo de cambio es determinado por nosotros.

En las ventanas de Compras y Pagos a Proveedores, es posible determinar el tipo de cambio utilizado por el proveedor, y los saldos actuales se determinan en función de la variación del tipo de cambio determinado por el proveedor en cada caso.

Esto no debería afectar el saldo en UCE de los documentos: si un documento se registró con un valor de X USD, su valor al momento de cancelarlo deberá ser de X USD, independientemente de las variaciones en la tasa de conversi&oacte;n. El valor de nuestros USD cuando los usamos para pagarle a un proveedor se calcula sobre su tipo de cambio, no sobre el nuestro. Los resultados en USD son consistentes. Las pequeñas diferencias por redondeo (la mitad de un centavo de dolar equivale en este momento a más de 1000 bolívares, y la tendencia es a seguir aumentando) son ignoradas en los documentos, pero registradas en la cuenta de Ajustes en Valores de Documentos (si está definida) o en Ajustes por Diferenciales Cambiarios (que debe estar definida si se aspira a obtener resultados consistentes).

El control de egreso de efectivo se utiliza en las siguientes operaciones:

 

Cuentas de banco en moneda extranjera:

ClearLight V9 permite el manejo de cuentas bancarias en moneda extranjera.

Fig. 5 - La Forma de Interfaz de Entidades de Bancos, V9

El tipo de cambio correspondiente a las cuentas de banco se define en función del Tipo de Valor, que debe ser uno de los siguientes:

El símbolo se usa para indicar el tipo de valor correspondiente a la cuenta.

El Factor de Cambio se utiliza para determinar el tipo efectivo de cambio para la cuenta, según los métodos descritos arriba.

Aunque los factores de cambio pueden ser editados (salvo para las cuentas en moneda nacional o las asociadas directamente con uno de los tipos de cambio estándar), el tipo de valor se define en el momento de la creación de la cuenta y no puede ser modificado después.

Al registrar un movimiento para una cuenta de banco, en cualquier operación, se debe introducir el valor en el tipo de cambio propio de la cuenta, NUNCA el valor en moneda nacional. El programa se ocupa de la conversión del valor a moneda nacional.

Fig. 6 - Formulario de depósito en efectivo para una cuenta en dólares

Nótese como el efectivo en moneda nacional es convertido al tipo de cambio para la cuenta de destino: los montos de todas las operaciones para una cuenta de banco en moneda extranjera deben expresarse en moneda extranjera.

El control de egreso de efectivo, además de los medios correspondientes a efectivo (ya sea moneda nacional o moneda extramjera) muestra también, en el formulario de registro de depósitos, los diferentes medios "físicos" (típicamente cheques) para permitir la transcripción total del monto depositado, aunque los cheques y otros medios diferentes del efectivo no son controlados.

Los listados de movimientos del banco muestran los valores en la unidad correspondiente al tipo de cambio definido para la cuenta. Para los formatos, es responsabilidad del implementador reflejar el tipo de unidad monetaria correcta.

 

Actualización de los saldos de los documentos por pagar o por cobrar:

Cuando ClearLight registra un documento en la cuenta de un cliente o proveedor, almacena también el Tipo de Cambio vigente al momento de su proceso.

Si el documento corresponde a un proveedor, el tipo de cambio se define "manualmente" en el formulario donde se define la operación. Para los clientes, por el contrario, siempre se utiliza el tipo de cambio definido por nosotros.

Al momento de registrar la cancelación del documento, se toma el tipo de cambio vigente, que igualmente se define manualmente para los pagos a proveedores, y se toma el definido en el registro de empresa para los clientes.

Los documentos pueden mantener su saldo original en moneda nacional (todos los registros de aceencias u obligaciones se guardan en moneda nacional), o bien indexarse al tipo de cambio vigente. Para ello se agregó al formularios de pagos, y al de cobranzas, un control que permite especificar que los saldos se asumen en moneda extranjera:

Fig. 7 - Formulario de registro de cobranzas

Si se activa esta opción, la cuadrícula de documentos mostrará una columna adicional con los saldos actuales expresados en dólares (o en la Unidad de Cambio Estándar), y el valor de la columna con el saldo se actualizará para reflejar el valor actualizado de los documentos.

Los montos efectivamente recibidos, en cualquier caso, deben introducirse en moneda nacional.

Si se está transcribiendo el monto recibido (o entregado, en el formulario de pagos) y se pulsa la tecla <N> en combinación con Mayusculas, o Control, o Alt, el valor en edició se hará igual al saldo en moneda nacional

NOTA: Para todas las operaciones que van a ser manejadas con un tipo único (o sea, la deuda se adquiere en dólares y el pago se realizará en dólares) lo más simple es usar siempre el tipo de cambio de la empresa. De lo contrario, la conversión entre el cambio extranjero y la moneda nacional puede producir inexactitudes y complicaciones.

 

Control del efectivo:

En ClearLight cada PC está "asociada" con su respectiva caja.

En condiciones normales esto no tiene por que ser un problema: las cobranzas siempre se realizan en una caja, los pagos y egresos de efectivo en general en otra (o en la misma, pero casi siempre existe una relación permanente entre una PC y un conjunto de operaciones.

El control del efectivo puede imponer una carga adicional de trabajo para los operadores.

Por ejemplo, las cobranzas se registran en una caja, pero los depósitos se procesan en otra.

Al cobrar, ingresa dinero en la caja de la PC que registra la cobranza. Puede que el dinero no ingrese físicamente en la caja de esa PC en particular, pero igual se le carga.

Al depositar o pagar, el monto saliente se le acredita a la caja que registra el pago o el depósito.

La consecuencia es que la caja que cobra va acumulando dinero que en realidad no tiene. Y la caja que paga registra la salida de dinero cuya entrada no se registró.

El balance puede ser correcto, pero los saldos de cada caja no.

Si se quiere controlar en detalle el efectivo es necesario que exista una manera de registrar los movimientos "internos" (es decir, dentro de la propia empresa) del efectivo.

Para eso se hizo necesario implementar una operación para registrar las transferencias de efectivo entre cajas:

Fig. 7 - Formulario de transferencia de efectivo entre cajas

Creemos que el balance entre los beneficios derivados de mantener un control detallado del efectivo en las cajas y el esfuerzo requerido para registrar las transferencias es sumamente positivo.

Sugerimos el siguiente procedimiento para iniciar los controles de efectivo en las cajas:

Si Usted usa ClearLight en un equipo independiente, simplemente registre un ingreso de caja y en los detalles de los medios recibidos coloque los saldos para cada tipo de efectivo que tenga asignado a esa caja. Si usa la contabilidad puede eliminar el comprobante despues de haber actualizado el efectivo.

ClearLight 9 incluye dos nuevos reportes para facilitar el control del efectivo: